ハコブの経理システムのご紹介

こんにちは！東京の運送会社、ハコブ株式会社です。

経理課では、日々「経理業務のシステム化」に取り組んでいます。

具体的にどういったことを行なっているのかを、今回はご紹介させていただきます！

弊社の経理は、担当スタッフ1名がメインで行なっています。

給与計算や税金の計算などが主な業務で、基本的な作業は他業者様とあまり変わりありません。

しかし200名近くのパートナードライバーが在籍しており、提供している運送サービスも多岐に渡ります。

業務の煩雑化を防ぎ、作業を円滑に進めるため、経理課はスプレッドシートを使ったツールの活用を進めています。

代表的なものは「明細書作成ツール」です。

弊社は所属ドライバーに向けて、毎月委託報酬明細書を発行していますが、

その書類の作成に使っているのがこちらのツールになります。

必要最低限の情報入力で明細書を自動生成でき、入力データはそのままCSVへ変換が可能。

専用の会計ソフトへの計上も一括で行うことが出来るという優れものです。

続いて、請求書の作成の際に使用しているのが「請求書作成ツール」です。

部門ごとに項目が分けられており、それぞれ必要情報を入力して書類を作成します。

このツールがすごいのは、情報を入力すると、データを自動で集計し内容の精査が行われるところ！

会計ソフトとも連携しているので、そのまま計上まで行うことができます。

実はこれらのツール、弊社の経理スタッフが独自に作成したものになります。

以前は書類一枚ずつ、手入力にて対応しておりましたが、時間がかかる上に内容のチェックや修正も容易ではありませんでした。

システム化を進めたことで、書類の作成や修正に掛かる手間が大幅に削減され、一連の処理がスピーディーになりました。

また、社内のスムーズな情報共有にも、大いに役立っています。ツールはバージョンアップを重ね、より使いやすく精度が高いものに進化し続けています。

今後も経理課では、担当者だけでなく、他の社内スタッフにとっても利用しやすい仕組み作りに努めて参ります！