配送業務を外注する時のリスクとは？トラブル回避のために知っておくべきポイント

近年、配送業務を外注する企業が増加しています。自社でドライバーを雇用せず、業務委託を行うことにより、人件費などのコストの削減が可能になるだけでなく、その時々の業務量に応じた柔軟な対応ができるなど、多くのメリットがあります。

一方で、外注に伴うリスクも無視できません。外部に委託することで、トラブルや問題が発生する可能性もあるため、慎重に進めることが重要です。

今回は、配送の外注に伴うトラブルの例や、業務を委託する際に押さえておきたいポイントについて解説します！

配送業務を外注するとどうなる？

配送業務を外部に委託することで、以下のような効果が期待できます。

配送業務にかかるコストが削減できる

配送ドライバーの人件費や車両の管理等にかかる費用を削減できます。また、事業の規模が拡大するにつれて増加する、マネジメントコストやコミュニケーションコストなどの軽減も期待できます。外注により、総合的なコスト管理もしやすくなります。

外部から専門的な知識やスキルを調達できる

配送業者は物流のプロフェッショナルであり、独自の配送システムを持っていたり、最適なオペレーション方法に精通しています。外部に委託することによって、自社内で難しい配送業務の最適化が可能になり、より効率的でスムーズな運営が期待できます。専門業者による高度なサービスを享受できるため、競争力が向上します。

急な業務増加にも対応できる

季節的な需要の変動や突発的な需要増加にも柔軟に対応することができます。特にイベント時期などで、短期間に配送量が急増する場合には、外注を活用することで、臨機応変に対応できる体制が整います。これにより、事業の急成長や拡大をスムーズにサポートすることも可能になります。

業務委託を行うことで生じやすいトラブル

一方で、配送業務の外注では、以下のようなトラブルが発生する恐れがあります。

配送品質が低下した

配送業務を外注する際、自社でドライバーの品質管理ができないため、配送品質が低下するリスクがあります。委託されたドライバーによって、荷物の破損や紛失、配送の遅延が頻発すると、クレームや信頼の低下を招く可能性があります。また、委託ドライバーの対応が不十分な場合、顧客対応が適切に行われず、配送後のフォローアップが滞ることがあります。これが原因で問題が長引き、企業の評判にも悪影響を与えることが懸念されます。

情報共有や管理がうまくいかなかった

配送業務を外注すると、ドライバーとのコミュニケーションの難しさから、配送状況の情報共有が滞ることがあります。その結果、荷物の所在が不明になったり、進捗状況を正確に把握できなくなることがあります。このような場合、顧客への適切な説明が難しくなり、信頼を損なうリスクが高まります。

コストが予想以上に膨らんだ

外注を依頼する際、業者によっては費用が予想を上回ることがあります。また、契約時に明示されていない追加料金が発生する場合もあります。特に、配送費用の見積もりが初期段階で行われたにもかかわらず、最終的に予算を超える事態が起きると、企業側はコスト管理が難しくなり、予算を圧迫することがあります。

トラブルを防ぐために

依頼先の運送会社の信頼性や実績を確認する

業務委託をする際は、委託先の実績や評判を確認しておきましょう。トライアル配送を実施して、事前に品質を確認するのも良いでしょう。

業者との連絡手段を明確にする

配送状況の共有やトラブル発生時の対応を迅速に行うために、外注先との連絡手段を明確にし、コミュニケーションを取りやすい体制を作っておきましょう。

業務内容の明確化

契約時に業務範囲を明確に定め、追加料金が発生する条件を契約書に詳細に記載しておきましょう。依頼する業務内容や目標をはっきりさせ、範囲外の業務が発生した場合には適切に対応できるよう取り決めておくことが重要です。これにより、予期しないコストの増加を防ぎ、スムーズな運営が可能になります。

外注する運送会社を選ぶ時のポイント

運送会社を選定する際は、以下のポイントを考慮し、複数の業者を比較検討しましょう。

実績と経験の豊富さ

業者の過去の実績や経験が豊富であることは、信頼できる業者を選ぶための重要な指標となります。過去の取引先や対応した業務内容、特に自社と似た業種や規模での経験があるかを確認しましょう。

円滑なコミュニケーションと情報共有が可能か

運送業務においては、迅速かつ正確な情報共有が不可欠です。業者がリアルタイムで配送状況やトラブルを報告できる体制が整っているか、担当者と密に連絡を取り合える環境が整備されているかを確認しましょう。

急な需要の変化に対応できるか

季節的な需要の増減や予期しない発注の急増に対して柔軟に対応できるかどうかを確認することも大切です。突発的な需要に対応できる体制が整っているかどうかチェックしましょう。

料金体系が明確か

料金体系が不透明だと、後々予算オーバーのリスクが高まります。配送単価や追加料金、補償などの詳細が明確に示されており、予算内で運営できるかを確認することが重要です。

さまざまな附帯業務に対応できるか

配送だけでなく、集金やピックアップ作業など、附帯業務にも対応できる業者かをチェックしましょう。自社に必要なサービスが提供できるかを見極めることが大切です。

契約形態の柔軟性

契約内容に柔軟性があり、必要に応じて期間や条件を見直しやすい業者を選びましょう。長期契約だけでなく、短期契約や一時的な追加対応が可能かを確認することで、予期せぬ変動にも対応できるようになります。

配送業務の外注は、事業拡大や効率化のために非常に有効な手段ですが、実施に際してはリスクやトラブルに十分注意する必要があります。上記の外注先を選ぶポイントを抑えながら、最適なパートナーを見極めましょう！

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サービスの特徴① 配送コストの大幅削減

自社でドライバーを雇用すると、人件費や車両代、ガソリン代、駐車場代などのコストがかかります。「ハコブ軽貨物便」では、これらのコストを外注費で一本化し、固定費を流動化することで、大幅なコスト削減が実現できます。

サービスの特徴② 高品質な配送サービス

経験豊富なドライバーを厳選し、安定した品質で配送を行います。ドライバー層が厚いため、常に一定の品質を確保し、どの配送でも安心してお任せいただけます。

サービスの特徴③ 円滑な業務管理とバックアップ体制

管理者がドライバーの状況を常にチェックし、トラブルの早期対応を行います。ドライバー同士で情報を共有し合い、万が一欠勤が発生した場合でも代走を手配できる体制を整えています。これにより、安定した配送業務が提供できます。

サービスの特徴④ 柔軟な契約形態

お客様のニーズに合わせて、時間制、距離制、個建て制など、柔軟な契約形態をご提案します。特定の曜日だけのスポット配送や、その他の附帯業務にも対応可能です。

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